Αναλαμβάνουμε τη διοργάνωση συνεδρίων, σεμιναρίων, επαγγελματικών και εκπαιδευτικών συναντήσεων, και τα προσεγγίζουμε με τον ίδιο τρόπο, από μια μικρή Ημερίδα μέχρι μεγάλης κλίμακας Διεθνών Συνεδρίων.
Το έμπειρο προσωπικό της MDcongress θα σας βοηθήσει, θα σας συμβουλεύσει και θα σας καθοδηγήσει καθ’ όλο τον σχεδιασμό και την υλοποίηση σε όλα τα στάδια του Συνεδρίου σας.
Αρχικός Σχεδιασμός – Διαδικασία υποβολής προσφορών
• Αναζήτηση & Επιλογή κατάλληλου Χώρου-Τόπου-Χρόνου
• Συλλογή προσφορών από προμηθευτές & συνεργάτες
• Προετοιμασία & σύνταξη προϋπολογισμού/προσφορών
• Οργάνωση επισκέψεων inspection
Προσυνεδριακή Οργάνωση
• Δημιουργία λεπτομερούς χρονοδιαγράμματος εργασιών σε συμφωνία με την Οργανωτική Επιτροπή
• Διαδικασία έγκρισης αδειοδοτήσεων από Φορείς
• Εξασφάλιση θεσμικής υποστήριξης από κυβερνητικούς, δημόσιους και ιδιωτικούς φορείς
• Διαδικασία μοριοδότησης από Φορείς
• Σχεδιασμός λογοτύπου Συνεδρίου
• Επικοινωνία με την Επιστημονική, Οργανωτική, Οικονομική Επιτροπή του Συνεδρίου
• Επικοινωνία με προσκεκλημένους προέδρους, ομιλητές, VIP
• Διεκπεραίωση αιτημάτων διαμονών & αεροπορικών
• Κατάρτιση προγράμματος συνεδρίου και κοινωνικών εκδηλώσεων
• Διαχείριση και τακτοποίηση αιτημάτων συμμέτοχης στο συνέδριο
• Διαχείριση επιστημονικών εργασιών συνεδρίου
• Προετοιμασία αναλυτικού προϋπολογισμού εσόδων-εξόδων, συνεχής παρακολούθηση της πορείας εσόδων–εξόδων για την διασφάλιση θετικού αποτελέσματος
• Δημιουργία χορηγικών πακέτων & εξασφάλιση χορηγιών
• Προετοιμασία συνεδριακών χώρων και χώρων εκδηλώσεων
• Υπηρεσίες προβολής και δημοσιότητας του Συνεδρίου, μέσω των social media & email campaign, newsletters, sms, αφισοκολλήσεων, αποστολή Δελτίων Τύπου (προ/μετά συνεδριακά), Συνέντευξη Τύπου
• Δημιουργία ιστοσελίδας συνεδρίου & έντυπου και ψηφιακού υλικού
• Καθημερινή παρακολούθηση όλων των οργανωτικών αναγκών του συνεδρίου καθώς και συνεχής υποστήριξη και τεχνική καθοδήγηση
• Παραγωγή–εκτύπωση συνεδριακού υλικού & εντύπων
Κατά την διάρκεια της Διοργάνωσης
• Γραμματειακή υποστήριξη για όλες τις ημέρες, επανδρωμένο με έμπειρους υπαλλήλους της, υπεύθυνους για την ομαλή και επιτυχή διεξαγωγή της Εκδήλωσης
• Προετοιμασία εκθέσεων και εκθετών, κατασκευή & σηματοδότηση χώρων
• Οργάνωση οπτικοακουστικού εξοπλισμού, μεταφραστικές υπηρεσίες κ.τ.λ
• Κοινωνικό Πρόγραμμα
Κοινωνικές Εκδηλώσεις
• Επίβλεψη και προετοιμασία επίσημου δείπνου και κοινωνικών εκδηλώσεων
• Διοργάνωση & διαχείριση ξεναγήσεων & λοιπών τουριστικών προγραμμάτων
• Υποδοχή και εξυπηρέτηση σε αεροδρόμια και ξενοδοχεία
Μετά το τέλος της Διοργάνωσης
• Αποστολή ευχαριστήριων επιστολών σε ομιλητές, προέδρους, χορηγούς κ.τ.λ.
• Λεπτομερή απολογισμό οικονομικών
• Παράδοση υλικού και αρχείου στην Οργανωτική Επιτροπή & στατιστικά στοιχεία
